We spraken met David Vermeulen, CFO van een Belgisch consultancybedrijf met 85 medewerkers. Hij testte AI-gedreven uitgavencategorisatie drie maanden lang naast hun bestaande handmatige proces.

Waarom begonnen jullie met dit experiment

Ons team verwerkte maandelijks ongeveer 1200 transacties handmatig. Iemand vertelde me over AI-categorisatie en ik dacht: dit klinkt te mooi om waar te zijn. We besloten beide systemen parallel te laten draaien om te zien wat er echt zou gebeuren.

De testopzet

We exporteerden drie maanden historische data en lieten de AI het systeem trainen. Ondertussen bleef ons team transacties op de oude manier categoriseren. Elke week vergeleken we de resultaten.

Week één was chaotisch

De nauwkeurigheid was 73 procent. De AI verwarde restaurants met cateringkosten, abonnementen met softwarelicenties. Ik dacht eerlijk gezegd: dit wordt niks. Maar we hadden ons voorgenomen om het drie maanden vol te houden.

Wat er in maand twee gebeurde

De nauwkeurigheid steeg naar 89 procent. De AI begon patronen te herkennen die wij over het hoofd zagen. Bijvoorbeeld: onze teamleiders boekten vaak parkeerkosten als reiskosten, maar het waren eigenlijk klantbezoeken. De AI pikte die locatiepatronen op.

De doorbraak kwam bij terugkerende transacties

Abonnementen, vaste leveranciers, maandelijkse diensten. Daar scoorde de AI 96 procent correct. Bij eenmalige uitgaven bleef het rond 84 procent hangen.

Meetbare resultaten na drie maanden

Ons team besteedde voorheen 22 uur per week aan categorisatie. Dat daalde naar 9 uur, vooral controlewerk en uitzonderingen. De gemiddelde nauwkeurigheid stabiliseerde op 91 procent. Belangrijker: inconsistenties tussen verschillende boekhouders verdwenen bijna volledig.

Waar blijf ik sceptisch

De AI kan nog steeds geen context lezen zoals mensen dat doen. Een lunch met een potentiële klant versus een teamlunch? Daar faalt het systeem regelmatig. We moeten die nog steeds handmatig nakijken. Ook nieuwe leveranciers of ongebruikelijke transacties vereisen menselijke controle.

Zou ik het opnieuw doen? Ja, maar verwacht geen wonderen in week één. Dit vraagt geduld en realistische verwachtingen.