Nina Lemmens leidt het financiële team bij een IT-dienstverlener. Haar team van vier mensen verwerkte maandelijks 2800 transacties. We vroegen hoe ze besloten wat ze aan AI overlieten en wat mensen bleven doen.
Hoe begon dit experiment
We wilden niet alles aan AI geven, maar ook niet alles handmatig blijven doen. De vraag was: kunnen we een hybride systeem maken waarbij elk het doet waar het goed in is? We testten zes maanden met verschillende verdelingen.
Opzet één: AI doet alles, mensen controleren
Duurde twee weken. Te veel fouten glippen door, vooral bij complexe transacties. Ons team voelde zich ook gedegradeerd tot controleurs. Nauwkeurigheid: 86 procent, maar we misten nuance.
Opzet twee: mensen doen alles, AI suggereert
Dit werkte beter. AI gaf suggesties, mensen beslisten. Maar het was traag. We wonnen misschien 20 procent tijd, niet genoeg. Wel interessant: de AI wees ons op inconsistenties in onze eigen categorisatie door de jaren heen.
Opzet drie werd onze uiteindelijke methode
We splitsten transacties in drie groepen. Categorie A: terugkerend, bekend, hoge waarde. AI doet dit volledig automatisch. Denk: salarisbetalingen, vaste leveranciers, abonnementen. Nauwkeurigheid hier: 97 procent. Categorie B: regelmatig maar variabel. AI categoriseert, mensen controleren steekproefsgewijs. Kantoorbenodigdheden, reiskosten, kleine aankopen. Categorie C: nieuw, complex, of boven bepaald bedrag. Mensen doen dit handmatig. Apparatuur, consultancy, juridische kosten.
Resultaten na zes maanden
68 procent van transacties viel in categorie A, volledig geautomatiseerd. 24 procent in categorie B, hybride aanpak. 8 procent in categorie C, volledig handmatig. Totale tijdsbesparing: 38 procent. Ons team ging van gemiddeld 26 uur per week categoriseren naar 16 uur.
De verrassingen onderweg
AI bleek beter in het herkennen van dubbele betalingen dan wij. Ook ontdekte het systeem leveranciers die hun naam hadden veranderd, wat wij misten. Maar mensen bleven essentieel voor context. Een hoge factuur van een leverancier kan eenmalig project zijn of beginfase van doorlopend contract. Dat onderscheid maakt de AI niet.
Advies voor sceptici
Verwacht niet dat AI jouw team vervangt. Zie het als filter dat het duidelijke werk afhandelt zodat mensen focussen op wat echt expertise vereist. En ja, het kost tijd om dit goed op te zetten. Reken op zes tot acht weken voordat je systeem soepel loopt.